Dataskyddsbeskrivning
Denna dataskyddsbeskrivning avser att beskriva hur juridiska byrån Ålands Juristkonsults (nedan ÅJ) samlar in, använder, sparar, förvarar och skyddar personuppgifter.
Med personuppgift avses information som direkt eller indirekt kan identifiera en person. Exempel på personuppgift är namn, personbeteckning och adress.
ÅJ behandlar personuppgifter enbart för att sköta de juridiska uppdrag/tjänster som kunden anlitar oss för. Med begreppet kund avses kund som uttryckligen givit oss ett uppdrag, medarbetare hos kund, behörig företrädare, verklig förmånstagare samt närstående till kund.
1. Insamling av personuppgifter
ÅJ samlar in personuppgifter för att utföra de uppdrag/tjänster för vilket/vilka kunden anlitat ÅJ. Uppgifterna samlas primärt in från kunden, eller personer/företag som kunden anvisar. Utöver den information som kunden förser ÅJ med kan även personuppgifter insamlas från tredje part, till den del informationen är nödvändig för uppdragets/tjänstens genomförande.
Kommunikation mellan ÅJ och kund kan sparas för verifiering av uppdrag eller som underlag för uppdraget/tjänsten.
1.1 Personuppgifter som samlas in och kategorisering av uppgifterna
- Identifieringsuppgifter: t ex namn, personnummer, nationalitet, id-/passnummer.
- Kontaktuppgifter: t ex adress, telefonnummer, e-postadress, hemort.
- Egendom: t ex uppgift om lös och fast egendom, uppgift om transaktioner med både lös och fast egendom, uppgift om försäkringar.
- Annan kategori av personuppgifter: t ex flyttningar, civilstånd, barn, äktenskap/äktenskapsskillnader, rättshandlingsförmåga, dödsdatum, dödsorsak, hemortsintyg, beskattningsuppgifter, skattedeklarationer samt arbetsförhållanden.
1.2 Typisk information som ÅJ samlar in från tredje part för utförande av uppdrag/tjänst
Offentlig information/information från externa källor:
- Myndighet, t ex Lantmäteriverkets fastighetsdatabas, skatteförvaltningens register/arkiv, bolagsregister, disponenter.
- Församlingar (släktutredningar).
- Banker, saldo- och transaktionsuppgifter, andra tjänster (endast i stöd av fullmakt från kund).
- Samarbetspart, t ex fastighetsvärderingar, uppgift om begravningskostnader.
- Digital kanal, ensidig eller interaktiv, t ex genom bokningssystem, faktureringssystem och/eller sociala medier.
- Arkiv, t ex Riks- och Landskapsarkiv.
2. Användningen av personuppgifter
ÅJ använder personuppgifter för att utföra uppdraget/tjänsten samt som underlag för rådgivning/nya uppdrag/tjänster/annan service som kunden beställer.
3. Utlämning av personuppgifter
ÅJ utlämnar uppgifter endast i sådan omfattning som uppdraget/tjänsten kräver samt i stöd av lag/förordning/myndighetsbeslut (=rättslig skyldighet). Vidare kan uppgifter lämnas till person som direkt berörs av tjänsten/uppdraget. Uppgifter lämnas ut endast i sådan omfattning som bedöms vara nödvändig.
ÅJ:s uppdrag/tjänster förutsätter i allmänhet kontakter med /utlämnande av information till myndigheter, banker, försäkringsbolag, församlingar, fastighetsmäklare och begravningsbyråer.
Typiska uppgifter som helt eller delvis kan komma att lämnas ut framgår av punkten 1.1, ovan.
Överföring av personuppgifter till tredje land, utanför EU, sker endast i såda omfattning som det enskilda uppdraget/tjänsten kräver och/eller i stöd av lag/förordning/myndighetsbeslut (=rättslig grund). Sådana överföringar av personuppgifter utförs, om möjligt, i nära samarbete med kunden och med samtycke från kunden.
4. Skydd av personuppgifter
ÅJ kan dela dina personuppgifter med andra i den omfattning som uppdraget/tjänsten så kräver. Typiska parter som information översförs till är myndigheter, församlingar, banker, samarbetsparter, systemförvaltare samt arkiv.
ÅJ kan även lämna ut uppgifter i den omfattning det finns en rättslig skyldighet därtill. Sådan mottagare av uppgift är typiskt sett skatteförvaltningen, polismyndighet, verkställande myndighet, tillsynsmyndighet.
5. Din rätt till integritetsskydd
Som registerad har du följande rättigheter gällande dina personuppgifter som ÅJ besitter:
5.1 Rätt att begära åtkomst till dina personuppgifter
Din rätt kan dock begränsas av lag, skyddet för annans personliga integritet samt ÅJ:s affärshemlighet.
5.2 Rätt att begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga personuppgifter, till den del rätten inte begränsas av lag
5.3 Rätt att begära att dina personuppgifter raderas i det fall att:
Du återkallar ditt samtycke för behandling av dina personuppgifter och det inte finns annan rättslig grund för behandlingen. Du motsätter dig behandlingen av personuppgifterna och det inte finns berättigat skäl att fortsatt behandla uppgifterna. Du motsätter dig behandling av personuppgifter för direkt marknadsföring. Behandlingen av uppgifterna är lagstridig.
5.4 Rätt att begränsa behandling av personuppgifter
I det fall att du motsätter dig riktigheten i de personuppgifter som vi har registrerat gällande dig eller den rättsliga grund vi anger för behandlingen av uppgifterna eller om du har använt dig att rätten att motsätta dig behandlingen av uppgifterna så kan du begära att ÅJ:s behandling av personuppgifterna begränsas till att endast avse förvaring av uppgifterna till dess att det går att fastställa att ÅJ har ett berättigat intresse till behandlingen.
5.5 Rätt att begära dataportabilitet
I det fall att ÅJ behandlar dina personuppgifter på ett automatiserat sätt har du rätt att i ett maskinläsbart format få ut de personuppgifter som du har tillhandahållit oss.
Din begäran om att utöva dina rättigheter bedöms från fall till fall på basen av omständigheterna.
ÅJ kan förvara och använda personuppgifter som behövs för att uppfylla juridiska skyldigheter, lösa tvister, verkställa avtal.
I det fall att du inte har rätt att begära radering av de personuppgifter som ÅJ har registrerat gällande dig så kan du istället begära att behandlingen begränsas till endast förvaring.
Om behandlingen av de uppgifter som vi har registrerat om dig endast behövs för att framställa ett rättsligt anspråk, kan du begära att behandlingen begränsas till enbart förvaring.
ÅJ har rätt att behandla dina uppgifter i andra syften om det är nödvändigt för att framställa ett rättsligt anspråk, eller om du har lämnat ditt samtycke.
6. Förvaring av dina personuppgifter
ÅJ sparar personuppgifter så länge de behövs för det ändamål de insamlades och behandlades eller så länge lagar och andra författningar så föreskriver. Efter att avtalet har upphört sparas uppgifterna i högst 10 år med hänsyn till regler om preskription.
Om du tillhandahållit ÅJ personuppgifter för avtal om uppdrag/tjänst som inte ingås, sparas uppgifterna under kortare tid.
Vidare kan ÅJ med kundens samtycke spara/förvara personuppgifter i enlighet med vad som avtalats mellan parterna i det enskilda ärendet.
7. Dataskyddsombud / Dataskyddsmyndigheten
Personuppgiftsansvariga är Ålands Juristkonsult Ab.
Dataskyddsombud har utsetts.
Kontaktuppgifter:
Adress: Torggatan 12 B, AX-22 100 Mariehamn, Åland, Finland
Telefon: +358 (0)18 22 007
e-post: info@juridik.ax
Du kan även kontakta dataskyddsmyndigheten i ditt ärende.